How A2 becomes smart and gives colleague F. the work for lookup and conversion.

Many users now use Google spreadsheets for collaborative work with team members and customers. Many users often copy the same content from left to right, from top to bottom. This will need time. If changes are made, the overview of the remaining changes is quickly lost. So why not make changes in one place and reuse them with the functional possibilities of applications? Let’s go and see how colleague Formula reuses the table cell content of A2 twice & smart.

Use case: Header for simple Orientation of Weekly Team Report

Once a week, an overview of running projects is given, helps in the recognition of problems and solution-oriented communication, if at a glance everyone is in the picture. In addition to pure text, here highlightings of essential text passages help. In our example, the calendar week is bold and the associated date range is set to a medium gray. Only the calendar week – 23 – and the year change – 2017 – is to be edited in the table cell. Start and end dates are automatically calculated one cell lower. Another Report worksheet is generated for each Report week. With Copy & Paste, the styling and formulas that have been once created can be simply reused.

The Google Sheet …

Screenshot 2017-06-16 22.21.24

For guidance purposes, Google Docs typical rows and column identifiers have slipped into the right and bottom pane for WebPublishing mode. The addressing of contents, rows, cells, and calculations is thus obtained. The first line (A) contains recorded text for the overview and easier comprehension. The second column (B) the respective calculation. The third column (C) the result. The respective calculations are first performed line by line. In lines 12 and 13, the six partial results for the desired representation of the start and end date are distributed in a cell-by-cell manner. Content and calculations can be copied and copied from the WebPublishing mode to copy and paste into your own Google tables.

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Some colleague Formula background …

… sorted by Row

  1. content / code / result
  2. Google Tables allows the REGEX function. The benefit is that without other usual functions such as LEFT, MID, RIGHT, input parts can be flexibly recognized by text and number.
  3. The SPLIT function distributes content by a separator, in columns, and within a row.
  4. The backward calculation over the calendar week and the year takes „+1“ at the end of the formula a calendar week change on Monday.
  5. With the function LEFT, the standard conversion and display of a date are canceled. The first 6 characters are used to get the date from the weekday and month.
  6. For the end date of the week, six days are added to the ascertained start date by addition.
  7. Overwrites and uses the calculated date as text, as described in line 5 above.
  8. Matches the results of 5th and 7th together. In between, the text string „-“ is inserted by calculation.

… do you want more code practice stuff? Feel free to send me a line by e-mail.

das schöne im Web Publishing

Screen: Mike Riethmuller’s open source HTML Table of Elements

… das schöne im Web Publishing?

HTML Elemente.

Bring mal im Print Inhalte, Struktur, Datenhaltung und Optik unter einen Hut. Wer markieren, klicken und viele Mausbewegungen, sowie den einen oder anderen Kurzbefehl, mag, ist da gut aufgehoben.

Persönlich steige ich lieber mit Kurzbefehlen, aufbereiteten Daten und Automatisierung in Publishing Themen für Print und Web ein. Inhalte und Gestaltungsregeln Medienspezifisch einfach mit Autopiloten wiederverwenden. Da geht mit Skript, XML, Transformation, durchdachter Datenhaltung und dank adressierbarer Elemente mehr.

PowerPoint2InDesign

overview, dependencies, and relationships

How to get content, used style, color, position information from PowerPoint via PDF well formed to InDesign with the help of plugIn technology that takes care of wanted InDesign object settings and saves adjustment time?

First … collect topics (1).

Second … arrangement topics

Third … rethink what is the goal, which is the «nasty» repeating steps you may not want do on every result page and content object.

Ready?

… prepare your test drive …

I will go to report later, how the conversation of my PowerPoint via PDF to InDesign works with two different Plugins.

… in the meantime fell free to use my overview and fit it to your belongings via realtimeboard.com

(1) speed up this. Use a text editor. Paste your topics in a table tool like Excel, copy it to your clipboard and paste it in a clean realtimeboard.com board.

… some weeks later

To shorten up. MS Powerpoint conversation via PDF and usage of PlugIns* do not support InDesign Object and Table styles, Layers, Paragraph, Character styles, Color Swatches as named definition. Why? MS Powerpoint does not organize those settings as the central definition. So what happen after PDF conversation? What is transported? And what are the topics the InDesign operator have to work on?

▢ 1. Usability of value conversions.

▢ 1.1 A page is a page.

Correct width and height are done pretty fast with some clicks at the document settings.

▢ 1.2 Typo

▢ 1.2.1 Font sizes are not accurate converted

That is the one bad thing. The good thing is that all general settings are transported. Not as smooth values, but stored in a bunch of named Paragraph and Character styles. That is the second bad thing, which is not with a few clicks quickly corrected and prepared for further use in the InDesign universe.

▢ 1.2.2 Font style

One of the main differences between PowerPoint and InDesign now comes in sight. Microsoft Office products like Powerpoint and Word, allows the usage of bold and italic even if the font is not in the system. So basically this problem is invisible as long the creator of Powerpoint are stay at Arial. Or any other basic font of a standard Windows system installation. At the moment Arial is not the preferred corporate font for external communication, be aware that the InDesign operator has to use the font in regular, bold, italic, bold-italic. The rule „Only system fonts will translate across computers consistently“ is explained on WORD VS INDESIGN by Jade Jump.

Image opusdesign.us

▢ 1.3 Object position and size

More or less works fine. As before, the conversion of units of measurement has slight weaknesses in rounding. Some rework here is necessary.

▢ 1.4 Powerpoint Templates and InDesign Layers

PowerPoint Templates are not detected via the PDF conversation. So the Indesign operator do have to drop repeated content objects like company logo, page numbers to a InDesign master page. Also, the decision, working with layers for separate text, images, tables needs some rework on the interim result. Dropping conversation content on layers is a good help using the conversation plugins. Showing, rearranging, rework the converted content is like working on transparent paper.

Plugins do the magic stuff

For playing around with my presentation PDF a had have the chance to use a conversation tool from recosoft.com and one from markzware.com.

Later, we will dive into topics where the plugins help to save time for stupid reassemble design and content and raise time frames for more accuracy for further usage.

… next stop are in detail:

  • ⏲ time saver
  • ⚠ where to keep the eyes open and rework will be necessary

⚙ PDF2ID, recosoft

 

… reuse the contents of PDF or XPS files. XPS what? A Microsoft approach to have a similar solution like PDF for printing and storing documents with freezing their design and drop the capability of editing.

⚙ PDF2DTP*, markzware

 

* PDF to Desktop Publishing. Similar to PDF2ID, PDF2DTP is an affordable method to move PDF content to an editable format within Adobe InDesign.

Format conversation

… some weeks later. My personal test-production environment is already over. My other daily work, such as the design, development and configuration of autopilot for automated multi-channel content presentation, fills my daily schedule. Time for a short summary. Recosoft does a good job, but Markzware makes it better for my needs.

Screen PDF2ID, recosoft

Screen PDF2DTP, markzware

After the conversion you get talking formats which help the user quickly reduce optical duplicates into unique InDesign format definitions. The implementation of tables in InDesign table objects has been successful. In general, only the decimal places of the respective dimensions are to be simplified.

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Publishing Events im 007-Jahr

Wer den aktuellen Bondfilm gesehen hat, wird festgestellt haben, dass fast in Vergessen geratenes Handwerk derzeit eine Renaissance erlebt: Bugholzbiegen (Wiener Kaffeehausstuhl – Thonet), Scherenschleifen, Taumachen, Glockenspielen und all das andere 007-Handwerk zeigt: Erst die Kombination aus guter Ausbildung und dem Blick für das Wesentliche verwandeln eine einzelne Szene in ein eindrucksvolles Gesamtbild.

Whoever has seen the new James Bond film will have noticed that nearly forgotten handicrafts are currently experiencing a renaissance: bent wood furniture making (Viennese coffeehouse chair – Thonet), axe grinding, rope making, bell ringing, and all the other 007 handicrafts point out that: It’s the combination of a good education and a good eye for the essentials which transforms single scenes into an impressive overall picture. 

Dem Profipublisher geht es nicht anders. Vielleicht ist der Leidensdruck etwas geringer, doch gerade der Umgang mit Programmfunktionen bedarf öfters einer Ausbildungs-Auffrischung – vor allem, wenn gewisse Funktionen selten benutzt werden oder gar ganz neu sind.

The “Profipublisher” feels no differently. Perhaps the level of suffering is a little lower but dealing with program functions fairly often requires an educational brush up especially if certain functions are seldom used or are completely new.

Die schnellsten Erfolge verspricht hier das Lernen fern vom Arbeitsplatz, im Vakuum eines Seminars oder Workshops. Und nicht zu vergessen: der angenehme soziale Aspekt solcher Veranstaltungen! Hier wird Wissen transportiert, werden neue Impulse für das tägliche Handeln gesammelt und Kontakte geknüpft.

Off-site training, far from the workplace, tucked away within an insulated seminar or workshop promises the quickest road to success. Not to forget the pleasant social aspect of such events! Knowledge is transferred, new impetus for daily actions is collected and contacts are made.

Der Haken: Auch das 007-Jahr hat wieder nur 365 Tage! „Wann und wo?“, lautet deshalb die Frage. Wer sie möglichst früh im Jahr stellt, hält sich ausreichend Zeit für die Auffrischung der eigenen Handwerkskunst frei.

The disadvantage is however, that the 007 year only has 365 days. The question therefore becomes “When and where?”. Whoever answers this question as early on as possible within the year, gains enough time to brush up their own handicrafts.

Dabei hilft jetzt der große Überblicküber die Publishing Events im 007 Jahr.  Aus den Kategorien „Print/Web“ und „Daten Publishing“ zeigt er jetzt schon alle relevanten Termine für das ganze Jahr 007.

The Publishing Events Overview in the 007 year provides help in answering the “when and where”, with a huge listing of all relevant “Print/Web” and “Data publishing” events for the entire 007 year.

Zeit, einen freien Blick nach vorn zu erlangen.

It’s time for a clear look ahead.

 

Darreichungsformen

Available formats

01

als iCal Abonnement – aktualisiert sich auf Wunsch im Minutentakt

iCal subscription – with optional up to the minute updates

02

als Zip Datei für iCal zum selberplanen – passende Termine in den eigenen Kalender übernehmen

Zip file for iCal to plan your own meetings – by importing relevant meetings into you own calendar.

03

als PDF Dokument für die Wand und auf dem Bildschirm mit jeweiligen Links zu weiteren Informationen

PDF file to hang on the wall or view on your computer, with live links to detailed information

04

als Google online Kalender

as Google online calendar

05

mit Filterfunktionen bei hilfdirselbst.org – Volltextsuche, Eingrenzung nach Art, Ort, Land möglich

with filtering function, at hilfdirselbst.org – full text search, by type, city, or country possible

 

Flash und PDF – wenn Dokumente mobil und Inhalte interaktiv werden…

[int version] Flash und PDF – wenn Dokumente mobil und Inhalte interaktiv werden…

Die Reise von printfähigen zu webfähigen PDF Dokumenten und deren Nutzung in webbasierten Flash-Anwendungen.

Die Hochzeit von Flash und PDF steht laut Aussagen von Adobe kurz bevor. Noch trägt es den Codenamen >>Apollo<<, doch schon jetzt ist offensichtlich, dass die Grenzen von Papier gesprengt werden und gestaltete Inhalte auf mobilen Geräten die gleiche Darstellungsqualität erreichen wie bisher hochwertige Computerdisplays. Natürlich sollen so auch bis dato rein betrachterorientierte Inhalte interaktiver und somit weitreichender nutzbar werden.

Was vor Jahren als Dateiformat für Print-Dokumente begann, hat die einst darauf beschränkten Anwendungen längst hinter sich gelassen: PDF goes interactive!? Gute gestaltete Magazine und Produktinformationen werden nun schon seit Jahren per PDF in den Druck gebracht und fast zeitgleich immer öfter im Web angeboten. Hierbei stößt allerdings PDF an Grenzen: feste Dokumgrößen und fehlende interaktive Elemente behindern den barrierefreien Zugriff auf Inhalte und Verknüpfungen. Möglichkeiten, diese Grenzen aufzuheben, sind beispielsweise durch Einsatz von Flash gegeben.

PDF als Format für Dokumente und Flash als papierlose Technologie können sich gut ergänzen…

Der Artikel erscheint in der Ausgabe 01/2007 der PDF World.

Für Bildschirmarbeiter und Netzwerker – Adobe Acrobat Connect

Abstimmungen und Gedankenaustausch digital im gleichen Zeitfenster betreiben


Stereo MC´s Connected Lyrics / Song

Wenn kollaboratives Arbeiten gefragt ist, aber keine gemeinsamen Büroräume vorhanden sind, bringt das Internet mit passenden Anwendungen verstreute Arbeiter zusammen.

Dabei geht es nicht nur um den Zugriff auf zentral abgelegte Daten, sondern um die zielgerichtete Interaktion aller Personen, die an einer Aufgabe beteiligt sind. In der Regel sind es Abstimmungen und Gedankenaustausch, die hier digital im gleichen Zeitfenster erfolgen.

Erschienen in der PDF World Ausgabe 02/2006 der Actino Software GmbH.

Database Publishing im Einsatz bei der Schweizer Raiffeisenbank

 

vor über zehn Jahren…  letztes Jahrhundert … vor dem Jahr 2000 …

Schweizer Genossenschaftsbanken setzen auf die Möglicheiten von Datenbanken InBetween und QuarkXPress – ein Bericht über eine gelungene Einführung.

Corporate Publishing mit Tab-Text, Office Dateien und System.
Eines meiner ersten Schweizer Publishing Projekte.
Source Artikel (eps_99_16_17) im EPS-Magazin Ausgabe 10/1999