overview, dependencies, and relationships

How to get content, used style, color, position information from PowerPoint via PDF well formed to InDesign with the help of plugIn technology that takes care of wanted InDesign object settings and saves adjustment time?

First … collect topics (1).

Second … arrangement topics

Third … rethink what is the goal, which is the «nasty» repeating steps you may not want do on every result page and content object.


… prepare your test drive …

I will go to report later, how the conversation of my PowerPoint via PDF to InDesign works with two different Plugins.

… in the meantime fell free to use my overview and fit it to your belongings via realtimeboard.com

(1) speed up this. Use a text editor. Paste your topics in a table tool like Excel, copy it to your clipboard and paste it in a clean realtimeboard.com board.

… some weeks later

To shorten up. MS Powerpoint conversation via PDF and usage of PlugIns* do not support InDesign Object and Table styles, Layers, Paragraph, Character styles, Color Swatches as named definition. Why? MS Powerpoint does not organize those settings as the central definition. So what happen after PDF conversation? What is transported? And what are the topics the InDesign operator have to work on?

▢ 1. Usability of value conversions.

▢ 1.1 A page is a page.

Correct width and height are done pretty fast with some clicks at the document settings.

▢ 1.2 Typo

▢ 1.2.1 Font sizes are not accurate converted

That is the one bad thing. The good thing is that all general settings are transported. Not as smooth values, but stored in a bunch of named Paragraph and Character styles. That is the second bad thing, which is not with a few clicks quickly corrected and prepared for further use in the InDesign universe.

▢ 1.2.2 Font style

One of the main differences between PowerPoint and InDesign now comes in sight. Microsoft Office products like Powerpoint and Word, allows the usage of bold and italic even if the font is not in the system. So basically this problem is invisible as long the creator of Powerpoint are stay at Arial. Or any other basic font of a standard Windows system installation. At the moment Arial is not the preferred corporate font for external communication, be aware that the InDesign operator has to use the font in regular, bold, italic, bold-italic. The rule „Only system fonts will translate across computers consistently“ is explained on WORD VS INDESIGN by Jade Jump.

Image opusdesign.us

▢ 1.3 Object position and size

More or less works fine. As before, the conversion of units of measurement has slight weaknesses in rounding. Some rework here is necessary.

▢ 1.4 Powerpoint Templates and InDesign Layers

PowerPoint Templates are not detected via the PDF conversation. So the Indesign operator do have to drop repeated content objects like company logo, page numbers to a InDesign master page. Also, the decision, working with layers for separate text, images, tables needs some rework on the interim result. Dropping conversation content on layers is a good help using the conversation plugins. Showing, rearranging, rework the converted content is like working on transparent paper.

Plugins do the magic stuff

For playing around with my presentation PDF a had have the chance to use a conversation tool from recosoft.com and one from markzware.com.

Later, we will dive into topics where the plugins help to save time for stupid reassemble design and content and raise time frames for more accuracy for further usage.

… next stop are in detail:

  • ⏲ time saver
  • ⚠ where to keep the eyes open and rework will be necessary

⚙ PDF2ID, recosoft


… reuse the contents of PDF or XPS files. XPS what? A Microsoft approach to have a similar solution like PDF for printing and storing documents with freezing their design and drop the capability of editing.

⚙ PDF2DTP*, markzware


* PDF to Desktop Publishing. Similar to PDF2ID, PDF2DTP is an affordable method to move PDF content to an editable format within Adobe InDesign.

Format conversation

… some weeks later. My personal test-production environment is already over. My other daily work, such as the design, development and configuration of autopilot for automated multi-channel content presentation, fills my daily schedule. Time for a short summary. Recosoft does a good job, but Markzware makes it better for my needs.

Screen PDF2ID, recosoft

Screen PDF2DTP, markzware

After the conversion you get talking formats which help the user quickly reduce optical duplicates into unique InDesign format definitions. The implementation of tables in InDesign table objects has been successful. In general, only the decimal places of the respective dimensions are to be simplified.

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PIM -> MS Excel -> Adobe InDesign -> MS Excel

Kollaboration von Office- und InDesign-Benutzern 

Via PIM -> MS Excel -> Adobe InDesign

Via PIM -> MS Excel -> Adobe InDesign …

… mit passenden Tool als Seitenmacher den Brückenschlag zwischen Office-Anwendern, Produktinformationssystemen und Adobe InDesign mit dem MS Excel Dateien gehen. In heissen Phasen nutzen was quasi im Microsoft Office Umfeld Standart ist. Viele Zwischenschritte und Klicks bei der Datenübernahme sparen, direkter auf Änderungen reagieren, Änderungen im Blick behalten

... Adobe InDesign -> MS Excel ... Roundtrip

… Adobe InDesign -> MS Excel … Roundtrip

… inhaltliche Änderungen im Layout an MS Excel zurückgeben … Demodaten & Konfiguration // Coupon Code oder eine 15 Minuten Online Präsentation gerne auf Anfrage.


weitere Ressourcen


@publishing #sprechstunde Tweets Dezember 2013

Dezember 2013

  1. Daten & Informationsstrukturen per Drag&Drop in InDesign übernehmen… Austausch verfügbare Tools und Ansätze @publishing #sprechstundeTweet
  2. @publishing #sprechstunde was mit Größen … aus «3» «3XL» machen grenzt an Hellsehen … Shit in – Shit out in der Praxis #verdichten Tweet
  3. #kw51 back to the roots #Office2010 XML Datenaustausch anpassen oder besser direkt zurück auf good old #CSV@publishing #sprechstunde Tweet
  4. Aufgrund einer Webstörung von NetCologne im Kölner Süden ist die #online @publishing #sprechstundedann für heute schon früher aus #kw51Tweet
  5. Aufgrund einer Webstörung von NetCologne im Kölner Süden ist die #online @publishing #sprechstundedann für heute schon früher aus Tweet
  6. gerade in der @publishing #sprechstunde … vermutliche Ursache «unzureichender Arbeitsspeicher» soll es ja immer mal wieder geben 😉 Tweet
  7. 30 min. Konfigurations Check. Pfade anpassen. Vorproduzierte Produktkarten #update sicher im Katalog umsetzen @publishing #sprechstunde Tweet
  8. run 08 53 enter wood erster Teil @publishing#sprechstunde im #laufschritt [pic] — path.com/p/3ywllqTweet
  9. Austausch: Datenverbindung mit Adobe InDesign – wie funktioniert das eigentlich? #Storyboard abstimmen@publishing #sprechstunde Tweet
  10. Grenzen zwischen technisch Machbaren, Umsetzung von Kommunikationsmassnahmen und deren Ergebnisse, verwischen @publishing #sprechstunde Tweet
  11. Abstimmung Konzept … mit jedem «guten» Buch ein weiteres verkaufen … @publishing #sprechstunde #kw50Tweet
  12. @publishing #sprechstunde Publishing Testdrive abstimmen. Content via InDesign intern sammeln, extern gestalten, intern finishen Tweet
  13. gerade über den @Publishing #Papst gesprochen, er hält, so sagt man, für jedes 4 Stundenraster eines Tages ein System vor #sprechstunde Tweet
  14. 45 Minuten Content Design Praxis: Anpassung via MultiTemplate plus 2xKEY, 3xPARTSTR, 1xGROUP // XLS->InDesign @publishing #sprechstunde Tweet
  15. @publishing #sprechstunde damit bei einer Datenübernahme via Excel aus 2.200 nicht 2,2 im Layout wird Text & Zahl Einstellungen prüfen Tweet

@publishing #sprechstunde Tweets Juli 2013

Juli 2013

  1. @publishing #sprechstunde … Wartezimmer Magazine anlegen … #kw30 / #kw31 Tweet
  2.  Daten werden am besten in einer Datenbank sortiert und dann ausgegeben… #InDesign + #Tools &#sortieren … @publishing #sprechstunde Tweet
  3.  Austausch mit @stibiac … „Nullen und Umlaute werden eh überschätzt“ Wenn Adobe InDesign und Tools sortieren @publishing #sprechstunde Tweet
  4.  DTD Vorgaben – verstanden als Anleitung – mit InDesign XML-Export und Skripting Möglichkeiten zum Ziel führen @publishing #sprechstunde Tweet
  5. @publishing #sprechstunde Kampf durch den ZOD*. Formate , XML-Tags, Whitelist und Config Datei im Blick behalten *Zu Ordnungs Dschungel Tweet
  6. @publishing #sprechstunde wenn Ausgabe Workflows auf Mac Seite laufen, Inhalte zeigen und auf Windows #? Tweet
  7. @publishing #sprechstunde Verlag auf die Sprünge helfen, neben Magazinen, Bücher klassisch und angepasst interaktiv ausgeben #HowTo Tweet
  8.  Testdrive durch Formate Dschungel. Preis kann Objekt- Absatz- oder Zeichenformat sein XML Content Extraktion @publishing #sprechstunde Tweet
  9. @publishing #sprechstunde und Sie so? Ach, publiziere gerade vom Schreibtisch aus… #DTP #kw28 Tweet
  10.  #medien #automatisierung #testdrive Starte Test. 20 (Print)Artikel -> Web via XML im Context zu exportieren @publishing #sprechstunde Tweet
  11.  Schalter #coden #UIX Daten pflegbar und bedienbar machen… @publishing #sprechstunde Tweet
  12.  „Mehr aus den Daten in das Layout holen…“ Statt nur 3 Zeilen, alle Datenzeilen laden #Filter#Gruppieren @publishing #sprechstunde Tweet
  13. @publishing #sprechstunde vor dem Problem sitzen #Bild ist geladen und erst im Einlade Skript den Pfadfehler finden #normal #biz #zeit Tweet
  14.  #Katalog #setup auf neue Bilder, Modelle anpassen. Neue Pfade, gelöschte Produkte… Arbeitstitel#August … @publishing #sprechstunde Tweet
  15. @publishing #sprechstunde … wie so oft liegt die #Lösung in #Reihenfolge # Stellplatz und #Ebene #DB-Coding #Picto #auswahl #kw27 Tweet

@publishing #sprechstunde Tweets Juni 2013

Juni 2013

  1. Tweet #Indesign #content #reuse Instrumente für Automatisierung auswählen und abstimmen… @publishing #sprechstunde Tweet
  2. Tweet #Frage per E-Mail … in InDesign Tabellen mit Daten von links nach rechts automatisch aufbauen … @publishing #sprechstunde Tweet
  3. Tweet Markt- und Situationssichtung… #Kunde „unsere Katalogdesign ist recht kreativ und nicht tabellenlastig…“ @publishing #sprechstunde Tweet
  4. @publishing#sprechstunde #wanted #trainer … Umstieg XML-Bearbeitung von XMetaL auf Altova Authentic… #Köln … wer macht das? Tweet
  5. @publishing#sprechstunde #preisfindung Habe gerade meine Preiswürfel nicht zur Hand … nehme statt dessen Excel und ändere den … Tweet
  6. @publishing#sprechstunde … Suche nach der einfachen Standard Lösung für Individuellen POS / Preiseindruck via #w2p #webtoprint #kw25 Tweet
  7. @publishing#sprechstunde Einstellungen durchspielen, erklären, an Arbeitsablauf anpassen #Medienprogrammierung Daten->InDesign #kw25 Tweet
  8. Tweet aus 35 Datenbank Pictospalten und 733 Produkt Datensätzen eine alphabetische Abbildungsliste machen … @publishing #sprechstunde #kw25 Tweet
  9. @publishing#sprechstunde statt per Remote Team einweisen – per teach-the-trainer und coaching CoTrainer auf Kundenseite aufbauen Tweet
  10. @publishing#sprechstunde #Daten verdichten … Gruppieren, Sortieren … Regeln für Ausnahmen formulieren, testen. Funktionen anpassen Tweet
  11. @publishing#sprechstunde Katalog Produktion Textil. Größen, Farben, Preise #Daten verdichten. Ein Sonderfall jagt den nächsten #kw23 Tweet

@publishing #sprechstunde Tweets Mai 2013

Mai 2013

  1.   @publishing   #sprechstunde  ganz im Zeichen vom Projekt Neuland – Datenmengen destillieren – Platz für wesentliche Kommunikation schaffen  #fb 29 May13  from  XING
  2.   @publishing   #sprechstunde  CSV-Daten in InDesign Layout laden. Jetzt Fragen zu Spezifikationen: Grad der Automatiserung, Aktualisierung  #fb 22 May13  from  XING
  3.   #kw21   @publishing   #sprechstunde Tabellenumsetzung von Daten in Textfluss Staffel.- Gruppen weise auflösen  #Katalog   #Saison  gestartet  #fb 21 May13  from  XING
  4.  agile Produktionsunterstützung  #remote #collaboration   #kalender  und 4er PI Methode macht es möglich  @publishing   #sprechstunde   #fb 15 May13  from  XING
  5.  nach überspringen CS7 und Ankünding der Adobe Creative Cloud Produkte heute  @publishing   #sprechstunde im Zeichen von  #collaboration   #cc   #fb 8 May13  from  XING